Vad är SWOT?

Som vi tidigare nämnde så är SWOT en förkortning av orden Strengths, Weaknesses, Opportunities och Threats vilket tillsammans omfattar allt för att en idé eller ett projekt ska lyckas eller misslyckas. Det är en strategisk översyn som man kan göra för praktiskt taget alla aspekter inom utvecklingen av sin organisation eller sitt projekt och likaså kan man göra nya analyser när som helst under arbetets gång för att se varför något kanske inte går i den riktning man förväntat sig.

För att utföra en enkel SWOT-analys krävs inte mycket mer än papper, penna och ett analytiskt och till viss del kritiskt sinnelag. Enklast görs detta genom att man samlar ihop alla som har någon form av bekantskap med projektet ifråga och låter dem skriva ner de för och nackdelar de kommer på. Lämpligast gör man ett rutnät likt nedanstående modell:

sada

Detta ger en enkelt översikt på de relevanta faktorerna och hur dessa är anknutna till varandra. I grund och botten så ska man alltid ställa sig frågor konstant under hela analysprocessen. Hur kan du neutralisera hoten? Hur kan du utnyttja dina styrkor bättre? Finns det någon förbättringspotential? Så länge du ställer frågor finns fortfarande utrymme att förbättras och ju djupare du kan besvara dessa desto solidare idé har du. Fråga dig alltid vad, hur och varför. Vad är det för idé? Hur ska denna genomföras? Varför ska denna genomföras? Lägg märke till att du alltid kan ställa någon av dessa tre frågor oavsett var i processen du befinner dig, inklusive som följdfrågor på tidigare svar.

Exempel:

F: ”Vilka hot har vi?”

S: ”Vi är okända på marknaden.”

F: ”Varför är vi okända på marknaden.”

S: ”Därför att vi inte fokuserat på PR vare sig via klassiska medier eller sociala medier.”

Och så vidare. Ju fler gånger du ställer följdfrågor som dessa desto klarare kommer din handlingsplan att bli. Det finns i teorin ingen gräns på hur djupt man kan gräva med ”Hur,Vad,Varför”-frågorna, men att bara ställa en enda följdfråga per huvudpunkt resulterar i en mycket klarare bild för alla involverade. Det är en enkel metod som lämpar sig väl i anslutning med SWOT.

Vill man ha en mer genomgående lista med exempel så har vi skrivit ned en mer utförlig text om varje separat bit av SWOT, vilket förhoppningsvis klargör exakt vad som menas med varje enskild punkt.

Strengths/Styrkor

Styrkor är, i korta drag, alla befintliga fördelar man har tillgång till vid tillfället analysen görs. Exakt vad man klassificerar som styrka begränsas generellt sätt bara av hur självkritiska ni är. Allt som oftast väger såklart olika styrkor olika mycket beroende på vad för projekt det handlar om, men inga fördelar ska ignoreras. För att simplifiera processen att hitta sina respektive styrkor kan man dela in dessa i kategorier:

Resurser: Detta kan innefatta uppenbara saker som tillgång till kapital och utrustning i god kvalité men med den explosiva utvecklingen av sociala medier och internet i sin helhet är det även värt att lägga in resurser som kontakter och digitala tillgångar som hemsidor och program. Här lägger man även in den viktigaste resursen av alla, vilket oavsett projektstorlek alltid kommer vara tid.

Kompetens: Detta säger egentligen sig självt då en enda kompetent person kan göra tio mindre skickliga personers arbete på samma tid. Huruvida man prioriterar utbildning gentemot praktisk erfarenhet varierar beroende på projekt, men vårt personliga råd att inte förbise några potentiella styrkor, oavsett hur många år personen ifråga har i branschen.

swot123Motivation: Detta är den punkt flest missar. Många greppar inte hur mycket skillnad rätt form av morot kan göra för ett arbetande team och utan motivation kommer arbetet sakta ner till lägsta möjliga hastighet. Det vanliga att locka med är såklart lönen, men den får man så länge man gör ett acceptabelt arbete, vilket ofta gör att lagmedlemmarna sällan arbetar hårdare än just det. Hittar du rätt belöning att locka med så kommer du dock se skillnad på ”Acceptabelt” och ”Det där lilla extra” som dyker upp när man har ett team som har anledning att lägga mer energi på sitt jobb.

Weaknesses/Svagheter

Nu kommer vi till den svåra biten, för om det är något som folk ogillar att ta upp så är de sina svagheter. Vare sig det är arrogans, högmod eller hybris som hindrar en person från att ta sig an ämnet så kan vi säga den hårda sanningen: alla har svagheter och varje svaghet man ignorerar är en svaghet som kommer fortsätta att motverka ens projekt. Ingen tjänar på tjurskallighet och det är bättre att ta denna metaforiska tjur vid hornen och kritiskt analysera arbetet. Även om du själv inte ser svagheterna så kommer säkerligen någon av dina lagkamrater göra det och därför är det viktigt att förstå vikten av feedback. Det är inte många som räds för att ge feedback till folk om de ser något som kan förbättras, men något som är sällsyntare är folk som är bra på att ta emot feedback. Vare sig det är att personen som ger feedbacken som gör detta på ett dåligt sett eller om mottagaren helt enkelt är för tjurskallig för att ta tillvara på informationen varierar såklart, men man måste som individ lära sig att all feedback är bra feedback. Även en elak kommentar från en person med bristande sociala färdigheter kan vändas till något positivt. Förolämpade personen projektidén? Se över vad denne klagade på och förbättra detta. Vänd hans kritik emot honom och kom tillbaka med en fantastisk produkt istället. När det kommer till svagheter kan man kategorisera dessa på samma sätt som man grupperat in styrkorna då dessa egentligen innefattar samma sak, fast inverterat.

Resurser: Som svaghet innefattar resursgruppen istället saker som bristande manskap, kapital och utrustning av låg kvalité eller total brist på denna. Man kan också räkna in tidsbrist och det faktum att man kanske ligger efter på den digitala fronten och saknar både hemsida, närvaro i sociala medier samt digitala verktyg och program.

Kompetens: Bristande kompetens säger likt dess positiva motsvarighet sig självt för om man inte har folk som behärskar det man arbetar med så kommer man inte komma någonstans. Vare sig det är brist på praktisk erfarenhet eller nära obefintlig utbildning så kommer detta avsevärt dra ner på tempot.

Motivation: Stress, arbetsbörda och social miljö är alla faktorer som gör att den metaforiska moroten som behövs för att hålla projektet igång bara blir större och större. Utan en realistisk bild på vad som krävs av lagmedlemmarna och något för att motivera dem så kan nästan vilket projekt som helst implodera. Vi har alla skräckhistorier om bekanta som gått in i väggen och det är detta området man ska hålla ögonen på för att undvika att detta händer.

Opportunities/Möjligheter

Möjligheterna är oftast det som ger anledning att starta upp ett projekt eller rent utav ett företag från första början. Vissa möjligheter ligger alltid tillgängliga för den som har resurser att utnyttja dem, men andra dyker upp sporadiskt och då gäller det att hugga snabbt innan någon annan gör det. Huvudsakligen kan man i det moderna affärsklimatet dela in möjligheter i tre kategorier:

Ekonomin: Med det ständigt föränderliga klimatet vi har så får plötsligt människor tillgång till pengar i helt annan grad än vad de är vana vid. Oavsett om det går åt det positiva eller negativa hållet med deras ekonomi så öppnas det marknader för den med initiativ. Vid dåligt ekonomiskt klimat finns det helt plötsligt en större marknad för lågprisprodukter och billiga alternativ medan ett bättre klimat öppnar dörrarna för lyxprodukter och andra förströelsemedel som man tidigare inte brytt sig om.

Tekniken: Våra tekniska framsteg sker i rasande takt och varje dag kommer nya produkter som gör vårat arbete enklare och effektivare. Med detta öppnas två nischer: Dels den första där man själv satsar på att vara den som bidrar med dessa produkter som förenklar allt för alla andra, eller den andra då man utnyttjar sagda produkter för att kunna producera mer på ett effektivare sätt. Det är i grund och botten en fråga om man vill se möjligheterna för att producera kvalitet eller kvantitet.

Demografin: Med båda de ovanstående faktorerna så dyker nya målgrupper praktiskt taget hela tiden. Med nya idéer kommer nya demografier och det är svårt att tänka idag hur exempelvis surfplattor inte existerade för bara några år sedan, medan de idag finns en i nästan varje hem. Här finns exempelvis möjligheten att själv försöka skapa målgrupper, något man ofta fokuserar på inom mode och med ”flugor”, eller så tillhör man den grupp som håller koll på de målgrupper som dyker upp på egen hans för att sedan skräddarsy något för just dem. Exempel på det senare är hur casinon har börjar övergå till digital form då de hittat en ny marknad på dator, surfplatta och telefon.

Threats/Hot

Detta är den punkt man absolut måste lösa för att ett projekt ska fungera. Svagheter kan man arbeta sig igenom och även om de sätter käppar i hjulen för ett projekt så kommer de allt som oftast inte stoppa det helt. När det kommer till hot är det däremot annorlunda för om man inte kan arbeta runt dem eller utradera dem helt så kommer ens projekt aldrig komma i rullning från första början. Även har kan man dela in de vanligaste hoten i tre kategorier:

Demografiska: Målgrupper kanske dyker upp hela tiden, men de försvinner lika sporadiskt. Att lägga sin energi på en ny sådan är alltså lite som att rulla tärningarna och hoppas på det bästa då marknaden är minst sagt nyckfull. Likaså kan det vara så att man har svårt att hitta en demografi för sin produkt från första början, vilket kan stoppa upp ett projekt innan det ens har startat.

Konkurrens: Hittar du en marknad så finns det säkerligen någon annan som gjort detsamma och dessa potentiella konkurrenter kan vara både större och mer erfarna än ditt företag. Ger du dig in på att tampas med dem får du räkna med att inte gå med så mycket vinst i början tills dess att du byggt upp en kundbas, för börjar de se dig som ett hot kommer de troligen försöka konkurrera ut dig mer aktivt.

Politiska: Nu kvittar det hur bra idéer du har och ifall folk vill ha det du säljer om du enligt lag inte får göra som du vill i alla fall. Det finns som bekant hela yrkesroller dedikerade för att vända upp och ner på det svenska lagverket, så utmana inte ödet bara för att tjäna en extra slant. Om du vill spela på kryphål och obskyra regler får du göra det, men detta sker på egen risk för de kan lika lätt vändas emot dig.